こんな症状はありませんか？
- Excelに入力したデータを印刷して後方の事務に流している
- 同じデータを何度も種々のExcelファイルに入力している
- 単一のExcelファイルを複数人で共有していて、空くまで待たされる
- 大量のデータを特定のExcelに溜め込んでいてファイルを開くだけでもたいへん
- 必要なデータをたくさんのExcelファイルから探すのがやっかい
これらはデータをExcelに保存していることで起こる症状です。
どれも我慢すれば済むように思えますが実は業務効率に多大な影響をもたらしています。
これらの症状はデータをExcelから切り離しデータベースに保存することで解消します。
それだけでなく、データをデータベースに書き込むことで以下のようなメリットが出てきます。
- データを何回も入力し直す必要が無くなる（データ入力は基本１回）
- 複数端末から必要データだけを呼び出して同時に使える（データのみ共有）
- 複数端末どこからでもデータの修正が行える（何処でもデータ修正）
- 新種のデータが出てきても柔軟にデータベースに取り込める（テーブルを容易に修正）
- 複数のテーブルを参照してデータ検索を柔軟に行える（柔軟な検索）
- 複数のテーブルを参照して業務分析を柔軟・高度に行える（高度な業務分析）
- テーブルを組み合わせてデータをリレーショナルに扱えるようになる（データの連携活用）
- データ共有によりツールをまたがる業務を橋渡しできる（個別業務の連携）
- 個々のツールを組み合わせて基幹システムに統合・発展させていける（基幹システムへの発展）
- 業務とデータの構造が可視化され、将来の本格的基幹システムの設計が標榜できるようになる（将来基幹システム開発への展望）
要するに、データを独立させてデータベース化することは、必然的に、業務を効率化し、データ解析を柔軟にし、業務を統合して洗練させ、その延長線上で基幹システムを構築する未来へと誘う取組なのです。我慢は業務洗練化のチャンスを逃します。
その他のメリットとしては
Excelそのものに溜めたデータを使うより、処理が高速且つ安定する
プログラミングで処理するのでExcel原紙のワークシート関数を消してしまう失敗とはほぼ無縁
データベースから呼び出したデータを元にExcel上で好きなように加工可能
ここでいうデータベース化には特にAccessは使いません。オープンソースのPostgreSQLデータベースサーバーとExcelVBAだけでデータベース化を実現します。当然、プログラミングとサーバー構築が必要になります。