事務処理ツール作成

日頃のルーティーンワークや会計処理・データ管理など、事務処理／効率化ツール作成を承ります。

具体例は下の一覧表などを参考にしてください。ここでは少し大まかな説明をしてみたいと思います。

例えばもっとも単純な作業の例として、取引先から毎日、発注のExcelシートが送られてくるけれど、列の並び方がこちらの作業の都合とは合わず、これを毎日並び替えて保存、蓄積して使っているといったケースがあるとします。

やり方はいろいろあるのですが、この場合、こちらで用意したExcelのシートの［取り込み］と書かれたボタンを押し下げると、デスクトップに置いた取引先発注シートの中身を自動で取り込んで、かつ、こちらの作業の都合に合わせた列の並びに自動で変更し、表の先頭に追加保存する、といったことができます。

少し発展させて、［取り込み］ボタンを、ワークシートではなく、ユーザーフォームという、独立したウィンドウの中に配置して、そのボタンを押すことで発注データをこちらのExcelシートに追加保存する、といった形にすることもできます。

さらに発展させて、［取り込み］ボタンを押すと、取引先発注内容がユーザーフォーム上に一覧表示され、「この発注内容をワークシートに追加保存して良いですか？」と訊ねてきて、はい・いいえで処理を分岐させることもできます。あるいは取引先から発注個数の追加連絡を受け、ユーザーフォーム上で発注個数を修正してから、はい・いいえで分岐させて追加保存、というように進めていくことも可能です。

今度は取引先からの発注内容を、Excelのワークシートではなく、データベースに保存していく形にしてみましょう。上と同様に、保存先をデータベースに変えると、まずは処理が高速化されます。また、取り込んで蓄積されたデータを、SQLというデータベース言語で柔軟に加工して取り出してくることが可能になります。

このデータベースをサーバ上に置くと、複数のPCから参照して取引先の発注を処理することができるようになり、データの修正・保存・削除も比較的自由に各PCから行う事ができるようになります。

サーバ上にデータベースを置けば、Excelからだけではなく、独立したデスクトップアプリや、あるいはwebアプリといった、PCやPCのブラウザからの処理を行うように発展させたり、若しくはスマホ・タブレットなどのモバイル端末から処理ができるようにすることも可能です。ファイルサーバに置いたExcelシートでだってできないことはありませんが、不安定で、処理も非常に時間がかかり、ファイルの破損も気がかりで、まず実用に耐えません。

また、取引先のExcelシートだけしか取り込めないわけではありません。日常的に参照しているwebサイト、例えば株価や天気などの情報をwebスクレイピングという手法で自動的に取り込み、これをデータベースに保存して、社内PCでデータを読み込み、加工するとか、あるいはjsonファイルという、JavaScriptという言語様式のデータファイルからデータを取り込み、データベース上で利用することだってできるようになります。

データの吐きだし先だってExcelシートに限る必要もありません。単なるテキストファイルから、必要であれば自社のホームページや担当者へ送るメールにだって吐き出して表示することが可能になります。

さらには…という風に、もっとも単純なケースからでも、種々多様な方法で幾重にも事務処理を効率化・自動化していくことが可能です。もっとも、私の現在の実力ではすべてできるという話ではありません。ここでは事務処理を効率化・自動化していくのがどういうイメージなのかを解りやすく説明させていただくとこうなるという話です。もちろん、ご依頼があれば、できる限りのところまで対応出来るよう努力はさせていただきますので、いろいろ注文していただければと思っています。

★現在、最も得意とするのはExcelVBAとデータベース(PostgreSQL)を組み合わせて作る業務ツールやシステム作りです。SQLも得意としております。プラス、C#も少し囓ります。スクレイピングもseleniumを用いて対応してます。Web系だと、WordPressとPHPでWebアプリ作成練習中です。モバイルは未だ未着手、RPCと併せて今後の課題です。

★システムやツール作成後は、メンテナンスや機能追加の必要から、遠隔操作サポートを含む継続メンテナンスのご契約をお願いしています。継続メンテナンスにつきましては、月締めが基本です。あらかじめご承知おきください。

[ExcelVBAとPostgreSQLを用いた業務ツール・システム例]

1.会計経理システム	個人事業向け会計・経理処理用データベース ( ExcelVBA + PostgreSQL )
	・日々の作業記録の積み重ねから請求管理を実施し、自動作成される請求書と会計・経理データベースをリンクさせることで業務全体の進捗管理と会計・経理処理を同時に実現するシステムです。 ・一人で業務に取り組み、会計も経理も自分で行う個人事業主向けです。
	・数多くのテーブルとExcelブック、UserFormから成り立っていますが、仕訳Form等を共通化させ、データベースの接続、切断やSQL操作、表作成などの共通部分をクラスモジュールで組み立てることで全体の整合性を維持しつつメンテナンスがしやすいデザインになっています。
作業ログForm	・まずは作業が発生したらその作業毎に作業ログを記録 ・作業に顧客、プロジェクトを指定、それらとは別に請求名を設定 ・その作業にかかった請求項目をアイテムとして作業ログごとに登録します。 ・単発作業の場合、この作業ログFormから直接請求書を作成できます。 ・複数の作業を伴う業務（ex.月極請求業務）の場合、同じ請求名と、妥当なプロジェクト名、顧客名を各作業ログにつけてDBに登録します。 ・請求管理ボタンを押すと請求管理Formが開きます。 　請求管理Formでは最上部に請求名、顧客名と別途登録してある〆日が出てきます。
請求管理Form	・請求管理Formには3つのリストビューがあり、 　上のリストビュー(A)には同じ請求名の作業ログリスト、 　下のリストビュー(B)には請求アイテムの全リスト、 　中右リストビュー(C)には作成された見積請求書のリストが表示されます。 ・(D)中左のペインには(A)作業ログリストでポイントされたログの内容を表示 ・(A)作業ログリストをWクリックすると該当する作業のログが呼び出され、 　作業ログFormに表示。内容の編集ができます。 ・作ろうとしている請求書の内容が正しければ請求書作成ボタンを押下げ。 　すると見積/請求書が作成され、中右リストビュー(C)に現れます。 ・請求書が作成されると上部の請求書id、請求額、発行日が表示されます。 ・発行した請求書への入金が仕訳されると入金日が表示されるようになります。
見積請求システム	・作成した請求書の修正や印刷、ファイル保存、発行履歴管理などは見積請求システムで集約的に行います。 ・データに基づいて、見積書・請求書・納品書・領収書を、開く度に一から書き上げる仕様なので、レイアウト変更や別レイアウト作成にも柔軟に対応
仕訳Form 帳簿類	・ここまでの経理事務に加え、日々の仕訳をDBに登録する会計事務を行うメインのUserFormが仕訳Formです。 ・DBの仕訳帳テーブルをマスターとして、総勘定元帳、経費帳・売掛帳等の補助帳簿に反映。各種集計表、決算表も自動的に作成 ・銀行のweb通帳を転記するテーブルも用意してあり、そちらのテーブルからも同じ仕訳Formで仕訳ができるようになっています。 ・もちろん、特定の取引先では毎回決まったデータを自動的に仕訳Formに入力させることもできます。
クレジット決済処理Form クレジット修正Form	・クレジット決済のcsvも自動取込みできるようにし、取り込んだ項目ごとに仕訳を行えるようにしています。 ・実際の仕訳の前処理として、リストビューのダブルクリックにより修正用Formにレコードを呼出し、あらかじめ仕訳データとして修正を掛けることもできます、 ・仕訳をすることで各クレジット項目と仕訳のレコードが中間テーブルによって紐付けられ、一連のデータとして取り扱えるようになります。 ・決済日にはボタンを押すだけで一斉に支払済として仕訳が行われます。 ・仕訳・支払が済んだ決済は仕訳、支払ボタンが押せなくなる仕様です。 ・気になるデータについて支払日/通年/全体から検索して調査できるようにしています。
2.その他の見積請求ツール
工事進捗と見積請求管理	工事の進捗管理と書類提出スケジュール締切警告、集金忘れ防止等、多機能の見積請求ツール作成のオファーを受け、写真のようなデモを作成しました。 (ExcelVBAのみで作成) ・6つのマスターを用いて柔軟な操作を可能とするデザインで纏める予定でしたが、金額が折り合わず、細部を作り上げる前に中止となりました。
受注案件の見積請求管理	昔の職場で始めて作った見積請求管理ツール ( ExcelVAB + PostgrSQL ) ・UserFormを使わず、受注案件リストSheet + 概算見積、受注見積、完成見積、請求書各Sheetを用いて案件ごとの見積請求セットを管理 ・見積作成でDB記録、転記ボタンで概算→受注→完成→請求書作製 ・リストのWクリックで見積請求セットのデータ一括呼出 ・受注日：業務名：得意先：場所などで案件検索 ・各見積段階で決裁のため押印できるようにした ・各案件の進捗状況を一覧表示して請求漏れ防止
3.村の会計等システム	村の農業水利組合会計とお寺の事務を助けるアプリです。
農業水利組合会計	村の農業水利組合会計をExcelVBAで自動化 ( ExcelVBA + C# ) ・水利組合費集計・領収書発行管理・会計報告書作成など 　一般的な会計処理が中心 ・高齢者が多い組織構成にあわせ、処理のひとつひとつをストレートに機能化、各々ボタンにしてメニューFormに配置 ・村の外部の会員・関係者用の封筒宛名印刷 ( C#, ExcelVBA ) ・特色は村の伝統的様式「長帳」形式での帳簿印刷 　→大福帳のような形式で帳簿を印刷／伝統文化の維持に貢献 　農業水利組合の会計事務システム構築　参照
土地改良区会費会計事務	広域の土地改良区会費の会計アプリ ( ExcelVBA + PostgrSQL + C# ) ・土地絡みの小数点以下の計算があり、 　「数字が合わない」と水利組合員を悩ませてきた事務の自動化 ・年度、理事長、経常単価、開催場所、日付、等のデータを入力修正して 　会費を自動計算すると共に、すべての会員への通知書を一発印刷 ・農業水利組合会計と共用の封筒宛名印刷 ( C#, ExcelVBA ) 　土地改良区集計事務システム構築　参照
地域で自治管理されているお寺の事務	村が自治管理するお寺の行事記録（ExcelVBA + PostgreSQL） ・過去の経緯から住職を置かず、村で自主運営されてきたお寺の諸事記録 ・法事やお葬式、講話会等、懇志の集計事務と諸事記録が混合一体となった事務で、当初予想していたよりも遙かに規模の大きいシステムであることが作業を通して判明。 ・年二回の法話聴講会管理、年一回の総会管理、分担金帳簿管理、訃報～法事の管理などのサブシステムがあり、それをすべて包括する諸事記録事務が一体となって成立 ・個々のサブシステムへの記録をそれぞれのマスターテーブルに記録しつつ、全記録帳簿（諸事控）へすべて自動転記し、諸事控と個々のマスターテーブルを同時編集できるようにデザイン ・訃報は一刻を争うので、訃報を記録・印刷するFormを各戸が持っていれば、手の空いたものが誰でも発行できるようにデザインした。ただしこのシステムをネットワークで繋ぐことの合意が護持会でできていないため、まだ実装にまでは至っていない。 ・諸事控は村の伝統様式「長帳」形式で表示させ、どの部分を編集しているのかが目ではっきり確認できるように工夫をした。 ・諸事控は村の伝統様式「長帳」形式で印刷できるようにした ・現在、システムの正式稼働は保留状態／複雑すぎるシステムを簡素化して正式稼働させる課題に取組中 　住職のいないお寺の共同管理システム構築　参照
4.その他のツール
映画録画データベース	映画のセルBD、セルDVDや録画した映画のDB（ExcelVBA + PostgreSQL） ・様々な項目から見つけたい作品を検索 ・ディスク等の保存場所を記録しており、目的の映画の場所を探し出せます。 ・管理FormにはSQLを直打ちできるテキストボックスを置いており、 　打ち込んだSQLの最新の履歴を一定数、保存するようにしています。 　これによりシンプルながらAccessのビューのような使い方が可能。 　（ただしもちろんSQLが使える方限定）
TweetActivityデータベース	TwitterのTweetActivityをcsvで落としてデータベース化し 　発言内容を柔軟に探し出せるようにしました。 (ExcelVBA + PostgreSQL) ・csvはVBAでExcelに転記、DB書き込み ・検索結果のリストのダブルクリックで閲覧用Formを呼び出し、 　閲覧用のFormからWebアプリ上のTweetを呼びだして、 　発言のスレッド化により情報集約に利用
ハローワーク 求人情報収集ツール	検索条件を指定して、ハローワークの求人情報をスクレイピングで取り込んで、条件が合う求人を手元にストック、応募状況などを管理できるようにしました。（ExcelVBA + PostgreSQL + Selenium） ・リストのダブルクリックでデータがフォームに飛ぶと共に、詳細情報のwebページが開くようになっています。 ・レコードには優先順位を付与でき、一覧印刷ボタンで優先順位順でリスト印刷もできるので、ハローワークの窓口に出かけるときに重宝します。